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Productividad y bienestar en entornos virtuales

por Guadalupe Lepe, CEO de Human Development Solutions. Publicado anteriormente en la Revista Consultoría, número 95, noviembre 2020.

Si bien el trabajo a distancia no es un concepto nuevo, la pandemia COVID-19 ha transformado el trabajo remoto de una oportunidad a una necesidad.

En el pasado, muchas personas no elegirían la opción de trabajar desde casa, o bien sus empleadores no se los permitirían por diferentes dinámicas laborales. Sin embargo, dadas las circunstancias inicialmente de salud y, después del impacto en las eficiencias, el trabajo remoto se ha vuelto una dinámica cotidiana.

Este proceso no fue planeado y la adaptación de las organizaciones y de los colaboradores ha sido vital para poder encontrar las formas efectivas para operar los negocios, mantener el movimiento y ser productivos.

Y, aunque muchas organizaciones han tomado pasos firmes y han apoyado a su fuerza laboral, no sólo desde la parte estructural, sino también desde la parte emocional y de compromiso, valdría la pena adentrarnos en varios puntos que deben ser considerados para asegurar que estos procesos, que llegaron para quedarse, sean implementados siempre para bien del colaborador y de la organización.

Desde que el trabajo remoto se implantó de manera radical, se han observado dos dimensiones que se ponen en la mesa una y otra vez, en las diferentes experiencias de negocios chicos, medianos y grandes. Por un lado, se hace referencia a la PRODUCTIVIDAD, cómo nos aseguramos que los resultados se den, que la atención a los clientes y a los procesos sea asertiva y que se generen los resultados propuestos.

Por otro lado, se hace referencia al BIENESTAR del colaborador que, al no salir de casa puede tener retos al alargar sus jornadas laborales, carecer de infraestructura o espacios adecuados para trabajar, más las dinámicas familiares o de casa que el contexto del COVID-19 adicionalmente arroja.

Cómo hacemos entonces para balancear y poder medir con el termómetro correcto la productividad y generar las exigencias correctas en un entorno no controlado. Cómo hacemos entonces también para garantizar el compromiso de los colaboradores en estas circunstancias que, si bien son demandantes por parte de los empleadores, también hay una co-responsabilidad de manejo de tiempos y entregables por ambas partes.

En este sentido si buscamos balancear Productividad y Bienestar debemos poner atención en el acompañamiento de las organizaciones a sus colaboradores para garantizar que cuenten primeramente con la infraestructura necesaria, y que puedan desarrollar hábitos y prácticas de trabajo que promuevan la productividad y el bienestar.

Vale la pena recalcar que cada cultura organizacional es diferente y que cada individuo también tiene diferentes necesidades y formas de afrontar estos cambios. De esta forma, estos hábitos y estas prácticas de trabajo serán abordadas de manera experiencial ya que cada individuo enfrentará la transición al trabajo remoto de manera diferente. Algunos pueden tener dificultades para desconectarse del trabajo al final del día, y otros pueden experimentar tensión emocional por la falta de contacto cara a cara, por ejemplo.

Aquí abordamos los puntos más relevantes a tomar en cuenta en el balance de la productividad y el bienestar, buscando que los líderes y las organizaciones, así como los individuos puedan tomar en cuenta la dinámica que ejercen alrededor de éstos y reflexionar si van por el camino adecuado:

Colaboración

La comunicación y la colaboración siempre ha sido el reto más recurrente en cualquier sistema humano, desde las familias hasta las organizaciones. Tener claridad en los mensajes, compartirlos a tiempo, llegar a acuerdos y compartir opiniones y retroalimentaciones apoya tanto la productividad de los equipos como el bienestar y el compromiso entre sus miembros. Debemos asegurarnos como organización y como líderes el poder generar mecanismos de comunicación continua, no sólo reactiva sino también proactiva, donde los equipos puedan revisar de manera continua los avances y cómo están y qué necesitan sus compañeros.

  • ¿Cómo fomentas la integración en entornos virtuales?
  • ¿Con qué frecuencia contactas a tus compañeros para saber si requieren algo de tu parte?
  • ¿Con qué oportunidad comunicas avances o situaciones importantes?

Foco y concentración

Mientras que algunas personas trabajan de manera mucho más focalizada fuera de la oficina, hay otras que concentrarse fuera de ésta se vuelve un reto. El generar agendas y horarios de trabajo consistentes y compartirlo en casa y con los equipos hace más fácil generar ambientes predecibles. El que se puedan generar jornadas de 2 horas ininterrumpidas con descansos de 20 minutos da la oportunidad de poder integrar dinámicas paralelas con otras personas en casa, momentos de descanso físico (caminar, hidratarse) y poder mantener la mente ágil.

  • ¿Cuántos distractores tienes en tu entorno de trabajo remoto?
  • ¿Qué has hecho para manejarlos?
  • ¿Puedes abordar un solo tema y trabajar hasta terminarlo? Por qué sí? o Por qué no?

Manejo del tiempo

La concentración es un punto que promueve el adecuado manejo del tiempo pero, si no generamos hábitos concretos en esta nueva “normalidad” podremos estar trabajando el triple y generando la mitad de los resultados. Contar con agendas y horarios consistentes de actividades, llamadas y juntas permite preveer y organizar con antelación, el permitir llamadas o conversaciones no enfocadas o no planeadas puede generar que el tiempo se disminuya y los resultados se demoren. Las agendas y las alarmas con las que muchos no se sienten cómodos, podrían volverse un recurso interesante para operar y/o para medir como invertimos nuestro tiempo diariamente.

  • ¿Tienes tiempos asignados para todas las juntas y llamadas que inicias?
  • ¿Tus horarios de inicio y término de actividades son recurrentes?
  • ¿En dónde “pierdes” más tiempo? ¿Qué podrías hacer para evitarlo?

Calidad de vida

Además de mantener jornadas de trabajo consistentes y correctas, la calidad de vida se promueve con hábitos que ayuden a aumentar la energía, la salud y el estado emocional positivo. Hábitos como hacer ejercicio, tomar agua, comer en los horarios correctos, permite que el cuerpo se desintoxique y se nutra adecuadamente. Para el tema emocional ejercicios como “mindfulness” o técnicas de respiración y manejo del estrés se vuelven relevantes. Poder incorporar estos hábitos diariamente no sólo en entornos virtuales sino también bajo el contexto del COVID-19 nos permite poder generar recursos para abordar los retos laborales y personales más asertivamente.

  • ¿Qué tipo de ejercicio físico realizas para cuidar tu cuerpo?
  • ¿Qué tipo de estrategias integras en tu vida para manejar el estrés?
  • ¿Qué tipo de información revisas diariamente? Fomenta tu bienestar?

Si bien hay más dimensiones qué considerar, estas cuatro definen los puntos más importantes para resolver como individuos y acompañar como organizaciones. Cada individuo tendrá sus propias circunstancias a las que se enfrenta y valdrá la pena reflexionar para hacer una transición más efectiva. Las organizaciones efectivas, por otra parte, deberán generar acompañamientos y facilitación para que sus colaboradores puedan integrar hábitos correctos que permitan y garanticen, tanto la productividad como el bienestar en entornos virtuales en la nueva normalidad.

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